Painel de Solicitações

0Total de Solicitações

Painel Fiscal

Painel de Gastos

1

Onde

Selecione a empresa, o departamento e a conta.
2

Fornecedor

Pesquise um cadastro ou informe os dados manualmente.
3

Item

Informe o que será comprado e o valor estimado.
4

Detalhes

Registre a justificativa antes de enviar para aprovação.
Colunas

Defina os filtros e clique em Gerar para visualizar o relatório.

NFS-e: Portal Nacional ADN. NF-e: consulta somente no banco Oracle.

0 empresas

Orçamento anual por loja

0 departamentos
0 contas
0 fornecedores
0 veículos

Para porta 587, deixe SSL direto desmarcado. Para porta 465, marque SSL direto.

Identidade da instalação

Substitui apenas a logo do cliente atual. A logo CPFlow e os demais arquivos do sistema permanecem iguais.

Logo da empresa Logo padrão da instalação

Conexão Oracle

Configure a conexão usada para consulta fiscal e validação de lançamentos no banco externo.

Configurações N8N

Dados usados para enviar aprovações pelo WhatsApp via workflow N8N.

Solicitações por WhatsApp

Configura a entrada de texto ou áudio pelo N8N. O CPFlow valida os dados e cria somente após confirmação do usuário.

Acessos permitidos

FAQ CPFlow

Guia operacional do Portal de Compras

Use este menu para consultar o passo a passo dos processos, responsabilidades, filtros, aprovações, validação fiscal e configurações do sistema.

Painel Solicitações Aprovações Consulta Validação fiscal Configurações
Painel

Objetivo

  • Acompanhar rapidamente o volume de solicitações, aprovações, reprovações, orçamento e gastos.
  • Separar a leitura entre Painel de Solicitações, Painel Fiscal e Painel de Gastos.
  • Consultar por mês e ano para visualizar informações do período corrente ou de períodos anteriores.

Como usar

  • Ao entrar no sistema, o painel abre no mês vigente.
  • Use os campos Mês e Ano para mudar o período analisado.
  • Os cards de solicitações mostram aguardando aprovação, aprovadas, reprovadas e total de solicitações.
  • O Painel Fiscal exibe total recebido de NF-e/NFS-e, total lançado no NBS e total a lançar.
  • O Painel de Gastos mostra orçamento e consumo por loja, com cores padronizadas por empresa.
Solicitações

Atenção antes de enviar

  • Confira sempre Empresa, Departamento e Conta antes de enviar. O sistema apresenta uma confirmação para dupla checagem.
  • A empresa define a loja responsável pelo gasto e orienta quais departamentos, contas, fornecedores e veículos estarão disponíveis.
  • O departamento deve refletir a área real da compra, como Administração, F&I, Oficina, Peças, Veículos Novos ou Veículos Usados.
  • A conta classifica o tipo do gasto e impacta orçamento, tolerância e regra de aprovação.

Preenchimento dos campos

  • Descrição Solicitação: informe o resumo do item ou serviço, como Abastecimento, Revisão, Compra, Reparos, Materiais ou Frete.
  • Detalhe Solicitação: descreva a necessidade da compra, motivo, veículo, urgência e demais observações.
  • Fornecedor cadastrado: selecione quando já existir no cadastro. Caso não exista, informe nome e CNPJ manualmente.
  • Placa e Chassi: ficam em caixa alta e podem ser preenchidos manualmente ou pela seleção de veículo da frota quando aplicável.
  • Valor estimado: informe sempre no padrão R$ 0,00. Para abastecimentos, confira se o valor sugerido faz sentido antes de enviar.

Abastecimentos e contas específicas

  • Quando a conta for de abastecimento, preencha com atenção valor, placa, chassi, tipo de combustível e litragem quando o campo estiver disponível.
  • Para veículos usados na conta 13, o sistema pode sugerir valor padrão conforme regra cadastrada.
  • Para veículos novos na conta 51, o sistema pode sugerir valor padrão conforme regra cadastrada.
  • Ao receber a nota, a Ordem de Compra impressa deve ser informada em dados adicionais da NF-e/NFS-e pelo fornecedor.

Orçamento e aprovação

  • A solicitação é criada mesmo quando ultrapassa o limite da conta, mas pode seguir para aprovador master.
  • Quando o valor ultrapassa a tolerância, o sistema informa que a solicitação foi enviada ao aprovador master responsável.
  • Os limites são controlados por loja, departamento e conta conforme as verbas cadastradas.
Aprovações

Fila de aprovação

  • As solicitações aparecem em colunas Kanban por loja: Caran - Apucarana, Caran - Arapongas, Caran - Ivaiporã e Caran - Rolândia.
  • Cada card mostra número, valor, empresa, departamento, conta, fornecedor, placa, chassi e solicitante.
  • Gerentes e administradores visualizam conforme escopo de aprovação. Usuários podem visualizar as próprias pendências para reenviar WhatsApp.

Responsáveis

  • O aprovador padrão é definido no cadastro do usuário, em Permissões de Aprovação.
  • O aprovador master é acionado quando a solicitação ultrapassa limite e tolerância da conta.
  • As permissões respeitam empresa, departamento e conta. Se nada estiver marcado em um grupo de aprovação, o usuário não aprova aquele grupo.

Botões da aprovação

✓ Aprovar solicitação × Reprovar solicitação ⊘ Cancelar, quando permitido WA Reenviar WhatsApp ⎙ Imprimir solicitação aprovada

Reenvio por WhatsApp

  • Use Reenviar WhatsApp quando o aprovador não recebeu a mensagem ou quando a janela da Meta exigir novo envio por template.
  • Quando há mais de um aprovador, o sistema envia mensagens separadas. O primeiro que aprovar ou reprovar define o status.
  • Se outro aprovador responder depois, o sistema deve informar que a solicitação já foi processada.
Consulta de solicitações

Filtros

  • Pesquise por número da solicitação, placa ou Ordem de Compra no campo Solicitação ou placa.
  • Use Data inicial e Data final para consultar um período. Por padrão, a tela trabalha com o mês vigente.
  • Filtre por loja, departamento, conta e status quando precisar reduzir a listagem.
  • Ao clicar no nome de alguns campos de filtro, o sistema limpa o conteúdo daquele campo.

Colunas visíveis

  • Marque ou desmarque as colunas para deixar a tela mais confortável conforme sua rotina.
  • As colunas principais são Status, Número, Data, Empresa, Departamento, Conta, Fornecedor, Placa, Chassi, NFE/NFSE, Número, Aprovador e Ações.
  • Quando há nota vinculada, o número da nota aparece destacado em verde.

Botões por solicitação

✎ Alterar dados fiscais ou dados permitidos ◉ Visualizar nota ou solicitação ⊘ Cancelar solicitação, apenas perfis permitidos ⎙ Imprimir solicitação aprovada WA Reenviar aprovação pelo WhatsApp

Regras importantes

  • Solicitações reprovadas ou canceladas não podem ser impressas.
  • Perfil usuário pode imprimir apenas uma vez após aprovação, salvo regras específicas de reimpressão.
  • Tipo da nota, número NFE/NFSE e chave NFE/NFSE podem ser informados após aprovação conforme permissão do perfil.
Relatórios

Filtros disponíveis

  • Use Data inicial e Data final para definir o período do relatório.
  • Empresa, Departamento e Conta podem ser usados em conjunto ou isoladamente.
  • Em Conta, é possível marcar mais de uma conta para consolidar gastos sem depender de um departamento específico.
  • Placa e Chassi ajudam a localizar gastos vinculados a veículos.

Leitura do relatório

  • Os cards mostram quantidade de solicitações e orçamento/consumo por loja quando aplicável.
  • O detalhamento por departamento e conta mostra Orçamento, Consumido e Restante.
  • Solicitações reprovadas ou canceladas aparecem em vermelho e seus valores são zerados no relatório.

Impressão e Excel

  • Imprimir gera uma visão com logos Caran e CPFlow e os mesmos detalhes apresentados na consulta.
  • Exportar Excel permite gerar versão Completa, com solicitações detalhadas, ou Simplificada, com filtros, resumo e gastos por departamento/conta.
  • No Excel, linhas de Total do departamento aparecem destacadas para facilitar a leitura.
Comparativo
  • Use o menu Comparativo para comparar gastos por loja nos últimos 3, 6 ou 12 meses.
  • O objetivo é identificar tendência de consumo, variações entre lojas e departamentos que precisam de atenção.
  • Após selecionar o período, clique em Gerar comparativo para atualizar os indicadores.
Validação Fiscal - Consulta

Objetivo

  • Listar notas emitidas contra os CNPJs das empresas do grupo.
  • Separar NF-e e NFS-e conforme origem de consulta.
  • Validar se a nota já foi lançada no NBS e permitir vínculo com solicitação de compra.

Consulta NFS-e

  • Use Consultar NFS-e para consultar o Portal Nacional/ADN NFS-e conforme certificado e CNPJ da empresa selecionada.
  • Selecione a empresa/CNPJ no bloco superior antes de consultar.
  • A consulta respeita NSU e regras de consumo do ambiente nacional; evite repetição desnecessária para não receber retorno 429.
  • Somente notas onde o tomador corresponde ao CNPJ da empresa consultada devem ser salvas e exibidas.

Consulta NF-e

  • Use Consultar NF-e para buscar notas na base Oracle NFE_COMPRA, não na Receita Federal.
  • A consulta cruza o CNPJ destinatário da NF-e com o CNPJ da empresa selecionada.
  • Notas com emitente e destinatário iguais, operações internas ignoradas ou natureza configurada para exclusão não devem aparecer.

Filtros da listagem

  • Empresa: deixe Todas as empresas para consolidar ou selecione uma loja específica.
  • Data inicial e Data final: definem o período mostrado na listagem.
  • NBS: use Todas, Lançadas, Falta Lançar ou Canceladas para acompanhar pendências.
  • Tipo: selecione Todas, NF-e ou NFS-e conforme a análise.
  • Buscar fornecedor/CNPJ: localiza notas por nome, CNPJ do XML ou cadastro de fornecedores, número, série ou chave.

Botões e ações fiscais

🔍 Consultar lançamento individual 👓 Visualizar nota fiscal XML Baixar ou consultar XML ⛓ Vincular nota à solicitação 📝 Alterar status NBS manualmente

Lançamentos NBS

  • Consultar Lançamentos valida as notas filtradas contra a base Oracle, respeitando empresa, período, tipo e demais filtros.
  • Quando localizado no NBS, a coluna NBS mostra a situação como lançada.
  • Quando não localizado, a coluna apresenta N/A ou Falta Lançar para orientar a pendência.
  • Também é possível alterar manualmente para N/A, Lançada ou Cancelada quando houver justificativa operacional.

Vínculo com solicitação

  • Quando o XML contém a Ordem de Compra, o sistema tenta vincular automaticamente à solicitação correspondente.
  • Ao vincular uma nota, o sistema atualiza tipo da nota, número, chave e valor da solicitação conforme dados do XML.
  • Para abastecimento, o XML pode alimentar tipo de combustível e litragem quando os campos estiverem disponíveis.
Configurações e cadastros

Empresas

  • Cadastre nome, CNPJ, código externo, cidade, endereço e certificado vinculado quando aplicável.
  • O CNPJ é usado para consultas fiscais, filtros, permissões, orçamento e validações com XML.
  • O código externo vincula a loja da aplicação ao código usado em integrações externas.

Departamentos

  • Cadastre os departamentos usados nas solicitações e nos relatórios.
  • O saldo exibido por empresa/departamento ajuda a acompanhar verba distribuída e utilizada.
  • As aprovações não ficam mais concentradas no departamento; elas são controladas no cadastro de usuários.

Contas

  • Cadastre a conta e vincule às empresas e departamentos onde ela poderá ser usada.
  • Uma mesma conta pode existir em mais de uma empresa e mais de um departamento sem excluir vínculos de outros locais.
  • Informe tolerância adicional e selecione usuários que devem ser notificados ao exceder limite.

Verbas / Contas

  • Use esta aba para informar verbas mensais das contas, separando cadastro da conta e distribuição de verba.
  • Selecione empresa, departamento e conta quando quiser lançar verba específica.
  • Valores novos passam a valer a partir da data informada, mantendo histórico de saldos anteriores.
  • No começo de cada mês, as verbas são renovadas conforme os valores vigentes.

Fornecedores

  • Cadastre nome, CNPJ e cidade do fornecedor.
  • Vincule empresas, departamentos e contas atendidas para que o fornecedor apareça somente nos contextos corretos.
  • Fornecedor excluído é tratado como inativo para preservar históricos.
  • CNPJs iniciados com zero devem ser preservados completos no cadastro.

Veículos Frota

  • Cadastre nome, modelo, placa, chassi, empresas visíveis, departamento e conta.
  • Ao abrir solicitação em conta compatível, a placa pode ser selecionada e o sistema preenche placa e chassi.
  • Veículos podem ser inativados quando não devem mais aparecer nas novas solicitações.

E-mail

  • Configure servidor SMTP, porta, usuário, senha, remetente, URL do portal e status de envio.
  • Use Enviar e-mail de teste antes de cadastrar novos usuários ou disparar convites.
  • Para porta 587, normalmente SSL direto fica desmarcado. Para porta 465, marque SSL direto.
Usuários, perfis, certificados e logs

Cadastro de usuários

  • Cadastre nome, login, e-mail, WhatsApp, departamento e empresas às quais o usuário pertence.
  • Ao cadastrar um novo usuário, o sistema envia convite para criação da senha quando o e-mail está configurado.
  • A senha deve ter no mínimo 8 caracteres, com letras e números.
  • O vínculo de empresas define a empresa padrão e também limita a consulta de solicitações conforme perfil.

Permissões de aprovação

  • Marque se o usuário é Aprovador de solicitações e/ou Aprovador master.
  • Em cada tipo de aprovação, selecione empresas, departamentos e contas permitidas.
  • Um usuário pode ser aprovador comum em um departamento e aprovador master em outro, desde que o escopo esteja configurado corretamente.
  • Sem marcação em empresas, departamentos ou contas, o usuário não deve aprovar aquele escopo.

Perfis de acesso

  • Perfis definem quais menus e submenus ficam visíveis para o usuário.
  • Perfil Administrador é o mais alto e pode gerenciar exclusões e perfis.
  • Admin, Gerente, Supervisor e Usuário respeitam os menus marcados no perfil de acesso.
  • Alteração de perfil de outros usuários fica restrita ao perfil Administrador.

Certificados digitais

  • Use Certificados para instalar ou alterar certificado PFX usado em consultas fiscais.
  • Informe nome, CNPJ do certificado, UF autor SEFAZ, validade, arquivo PFX e senha.
  • Depois de cadastrar, vincule o certificado à empresa correspondente em Cadastros de Empresas.
  • Mantenha a validade monitorada para evitar falhas em consultas fiscais.

Logs

  • Logs mostram acessos, falhas de login, tentativas de redefinição de senha, alterações, cancelamentos e exclusões.
  • O objetivo é rastrear quem alterou, quando alterou e quais informações relevantes foram modificadas.
  • Use filtros por data, ação e usuário para auditoria.
  • Operações comuns como impressão ou criação simples de solicitação podem ser menos detalhadas para manter o log limpo.